税務手続き

新しく人(社員・パート)を採用した場合に必要となる書類・手続き

新しく起業された方は、人を採用した場合にどのような書類が必要か分からないという方が多いと思います。

今回の記事では、従業員を新しく雇用した場合に必要な書類・手続きを紹介していきます。

入社する際・雇用する際に企業に提出する書類

人を新しく採用した場合、入社する際に必要となる書類になります。企業によって必要となる書類は様々ですが、ここでは一般的に必要となる書類を紹介していきます。

扶養控除等(異動)申告書

入社してからの給与を計算する際に、源泉所得税を算出するために必要となる書類です。
「扶養控除等(異動)申告書」には、本人の氏名・住所・生年月日・マイナンバーなどを記載します。配偶者や扶養している方がいる場合には、そちらも記載します。

2か所でアルバイトをされている方などは、どちらか一方に提出することになります。(主で働いている勤務先)
提出していない勤務先では、少し高い源泉所得税が給与から天引きされ、確定申告で精算することになります。

前職がある場合には、源泉徴収票

前職がある場合には、源泉徴収票が必要となります。
基本的には退職時に勤務先から渡されます。源泉徴収票には、退職時までに支払われた給与の金額・天引きされた源泉所得税や社会保険料の金額が記載されています。

健康保険・厚生年金保険関係の書類

社会保険に加入される場合には、入社日から5日以内に管轄の年金事務所に「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」を提出する必要があります。

こちらの書類を提出する場合には、以下の書類が必要となります。

・厚生年金の被保険者であったことがある場合には、年金手帳または厚生年金被保険者証が必要となります。年金手帳が紛失してしまった場合には、「年金手帳交付申請書」を提出し、再交付してもらう必要があります。

より詳しく知りたい場合には、日本年金機構「従業員を採用したときの手続き」を参考にして下さい。

雇用保険関係の書類

入社する日の属する月の翌月10日までに「雇用保険被保険者資格取得届」を公共職業安定所(ハローワーク)に提出する必要があります。提出する際には、賃金台帳、労働者名簿、出勤簿などが必要となります。

前職がある場合には、「雇用保険被保険者証」が必要となります。もし、紛失してしまっている場合には「再交付申請書」を公共職業安定所(ハローワーク)に提出し再交付してもらう必要があります。

まとめ

採用時必要な書類

・扶養控除申告書

・源泉徴収票(前職がある場合)

・健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届

・雇用保険被保険者資格取得届

一般的には、上記の書類が必要となります。

上記の書類を記入する際には、年金手帳やマイナンバーなどが必要となります。紛失してしまった場合でも手続きをすれば再交付が可能なので入社予定の方は予め用意しておきましょう。